I “libri sociali” sono registri ufficiali che le società e le Associazioni sono obbligate a tenere per documentare e tracciare le attività, le decisioni degli organi sociali (come l’Assemblea e il Consiglio Direttivo) e la composizione dell’Associazione.
Questi registri, come il libro delle adunanze e deliberazioni o il libro dei Soci, sono prescritti dal Codice Civile e dal Codice del Terzo Settore per garantire trasparenza e fornire prova dell’attività dell’ente.
Il dispositivo dall’art. 2421 del Codice Civile specifica che i Libri sociali obbligatori sono:
Comma 1: Oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, la società deve tenere:
- il libro dei soci, nel quale devono essere indicati distintamente per ogni categoria il numero delle azioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e i versamenti eseguiti;
- il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare l’ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative e i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni;
- il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’articolo 2447-sexies.
Comma 2. I libri indicati nel primo comma, numeri 1), 2), 3), 4) e 8) sono tenuti a cura degli amministratori o dei componenti del consiglio di gestione, il libro indicato nel numero 5) a cura del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, il libro indicato nel numero 6) a cura del comitato esecutivo e il libro indicato nel numero 7) a cura del rappresentante comune degli obbligazionisti.
Comma 3. I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell’articolo 2215.
In definitiva, entrando più nello specifico delle Associazioni, potremmo determinare il seguente elenco di libri con la relativa responsabilità della giusta e corretta tenuta:
- Libro cassa: registro di tutti i movimenti di cassa e con tutti i dettagli sulle singole operazioni finanziare in entrata ed in uscita. Spetta al Tesoriere redigere e mantenere aggiornato tale registro;
- Libro dei Soci: registro in cui sono contenuti tutti i dati anagrafici dei Soci iscritti, di qualunque tipologia essi appartengano. Spetta al Segretario redigere e mantenere aggiornato tale registro;
- Libro dei verbali di seduta dell’Assemblea: registro contenente i verbali delle Assemblee Ordinarie e Straordinarie. Spetta al Segretario redigere e mantenere aggiornato tale registro;
- Libro dei verbali di seduta del Consiglio Direttivo: registro contenente i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo. Spetta al Segretario redigere e mantenere aggiornato tale registro;
- Libro dei verbali di seduta dei Collegi: registro contenente i verbali delle sedute dei Collegi interni. Ogni Collegio utilizza un suo registro. La cura del registro è affidata al presidente del Collegio inerente.
A questi registri possiamo aggiungere, in maniera facoltativa ma consigliata, il Libro della corrispondenza, registro sul quale vengono annotate tutte le missive e la posta in genere in entrata e in uscita dall’Associazione. Sono incluse le comunicazioni inviate/ricevute tramite mail, PEC, posta consegnata a mano ed altro. Spetta al Segretario redigere e mantenere aggiornato tale registro.
I Libri associativi sono mantenuti in forma cartacea, tuttavia possono essere disponibili versioni in formato elettronico, dietro apposita delibera e con relative specifiche da parte del Consiglio Direttivo.
ACCESSO DEI SOCI AI LIBRI ASSOCIATIVI
Tutti i Soci iscritti hanno diritto a poter consultare determinati atti associativi, dietro presentazione di apposita richiesta.
Va però specificato che:
- L’accesso ai libri verbali dei Collegi non è consentito ai Soci. Della documentazione prodotta dai Collegi possono essere consultate solamente le relazioni espresse dal Collegio dei Revisori dei Conti ed i lodi pronunciati dai Probiviri su casi noti all’Assemblea.
- L’accesso al libro dei Soci, per questioni di privacy, è vietato ai Soci. I dati contenuti nel registro potranno essere divulgati ad autorità/enti/organizzazioni esclusivamente per il perseguimento degli scopi statutari e nel pieno rispetto delle normative vigenti in fatto di privacy dietro espresso consenso dei Soci interessati.
In merito all’accesso per la visione dei verbali di seduta dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo si rimanda ad una consulenza espressa dagli esperti del portale Brocardi.it e di seguito riportata:
“Buongiorno, chiedo cortesemente di sapere se, e in base a quale norma, nell’ambito del potere di controllo riservato ai soci ed in assenza di specifiche previsioni statutarie, il socio di un’ASD può chiedere di ricevere per tempo l’ordine del giorno in discussione nel consiglio direttivo e se gli è possibile partecipare come uditore. Ringrazio anticipatamente con i migliori saluti.“
RISPOSTA: Consulenza legale del 02/05/2020
La norma di riferimento che attribuisce al Socio di una Associazione di richiedere notizie sull’amministrazione di detta associazione è (ivi compreso l’ordine del giorno in discussione nel Consiglio Direttivo) l’art. 2261 del Codice Civile, alla cui lettura si rimanda.
L’art. 2261, comma 1, del Codice Civile dispone che i soci che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizia dello svolgimento degli affari sociali, di consultare i documenti relativi all’amministrazione e di ottenere il rendiconto quando gli affari per cui fu costituita la società sono stati compiuti.
Detta disposizione, seppur riferita alle società semplici, viene applicata, infatti, anche al socio non amministratore di una associazione.
In tal senso, il Tribunale di Torino ha così statuito: “con specifico riferimento al diritto di accesso degli associati non amministratori di una associazione non riconosciuta alla documentazione relativa alla gestione dell’associazione stessa si ritiene che debba trovare applicazione la disciplina prevista per le società semplici di cui all’art. 2261 del Codice Civile” (Tribunale di Torino, sentenza n. 1143/2019).
Alla luce di tale applicazione analogica della disposizione in oggetto, il Socio dell’Associazione è investito di un generale potere di ottenere informazioni sulla gestione dell’associazione, con il limite di non creare intralcio all’attività sociale.
Con riferimento alla possibilità di partecipazione al Consiglio Direttivo, in assenza di previsioni statutarie in tal senso, sembra che si debba sostenere che, atteso il generale potere di controllo riconosciuto al socio non amministratore di chiedere sempre informazioni sulla gestione o di visionare documenti, anche contabili, la predetta partecipazione potrebbe essere legittimamente vietata. Il socio non amministratore potrà, infatti, sempre ottenere informazioni su ciò che viene deliberato dal Consiglio Direttivo.
Il portale web dello Studio Legale Zuccarello-Monacis, in riferimento alla sentenza di cui sopra, aggiunge:
Nella fattispecie in esame si discuteva se tale consultazione dovesse essere considerata riferibile alla sola presa di visione della documentazione o potesse essere estesa anche all’estrazione di copia della stessa.
Il Giudice Torinese ha ritenuto che sia consolidato il principio giurisprudenziale secondo cui il diritto di consultazione spettante all’associato comprende, sia il diritto di prendere visione ed esaminare i documenti dell’associazione, sia il diritto di estrarne copia o riprodurli con altri mezzi (Tribunale di Roma sent. 22.2.2010).
Tale principio, ritiene il Giudice, “(…) appare condivisibile analogamente a quanto già stabilito dalla prevalente giurisprudenza di merito in riferimento alla disciplina di cui all’art. 2476 c.c. relativo alle società di capitali (Tribunale Milano 29.9.2015, Tribunale Milano 22.7.2012, Tribunale Verona 29.8.2011), laddove quale limite di tale diritto viene individuata l’applicazione del principio della buona fede. E’ stato a tal proposito in giurisprudenza affermato che il diritto di informazione che spetta al socio trovi un limite nel segreto sociale, e cioè che possano dagli amministratori non essere rivelate le notizie richieste qualora alla società stessa possa derivare un danno (in tal senso si veda Tribunale Piacenza 12.8.1994)”.