Gli amministratori dell’Associazione sono le persone fisiche che, elette dall’Assemblea dei Soci, costituiscono l’organo esecutivo dell’ente, gestendone le attività, rappresentandola all’esterno e curando gli affari amministrativi. Devono operare con diligenza, rendicontare all’Assemblea e richiedere l’iscrizione della loro nomina nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS).
Gli amministratori, insieme, formano il Consiglio di Amministrazione o Consiglio Direttivo, e sono solitamente in numero dispari così da facilitare le approvazioni interne. Di solito il direttivo è composto da 5 membri e vede un Presidente, un Vice Presidente e 3 Consiglieri. Ai Consiglieri possono essere affidate la mansioni relative alla Segreteria e Tesoreria. Nei Direttivi composti da 7 membri potremmo trovare 2 Vice Presidenti. Il numero di membri, la composizione degli amministratori e la loro elezione è dettata dall’Atto Costitutivo e dallo Statuto.
Gli amministratori di un’associazione rispondono personalmente e solidalmente dei debiti assunti in nome e per conto dell’associazione, a meno che non sia un’associazione riconosciuta. Questa responsabilità include danni causati da inadempimenti a leggi o statuti, o per non aver impedito atti dannosi. L’amministratore è esente da responsabilità se non partecipa all’atto dannoso, o se esprime il proprio dissenso in modo documentato.
L’art. 18 del Codice Civile afferma che gli amministratori sono responsabili verso l’ente secondo le norme del mandato. È però esente da responsabilità quello degli amministratori il quale non abbia partecipato all’atto che ha causato il danno, salvo il caso in cui, essendo a cognizione che l’atto si stava per compiere, egli non abbia fatto constare il proprio dissenso.
ASSOCIAZIONE RICONOSCIUTA E NON RICONOSCIUTA
La principale differenza tra un’associazione riconosciuta e una non riconosciuta è la personalità giuridica, che le associazioni riconosciute ottengono e le non riconosciute non possiedono.
Questo si traduce in una autonomia patrimoniale perfetta per le riconosciute (risponde solo l’associazione con il suo patrimonio), mentre nelle non riconosciute vi è una responsabilità personale e solidale di chi agisce in nome e per conto dell’ente (amministratori).
La costituzione di un’associazione riconosciuta è più complessa (richiede atto pubblico notarile, patrimonio e domanda di riconoscimento), ma garantisce maggiori benefici e tutela rispetto alla maggiore semplicità e ai minori costi di quella non riconosciuta.
MANDATO, MANDANTE E MANDATARIO
Il mandato è il contratto con cui una parte, chiamata mandatario, si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto di un’altra, chiamata mandante.
Il mandante è la parte che affida un mandato, quindi un compito o una funzione, ad altro soggetto. Nelle Associazione questa figura è rappresentata dall’Assemblea dei Soci.
Il mandatario è la parte che riceve l’incarico e si obbliga ad eseguire gli atti richiesti. Nelle Associazione questa parte è espletata dagli amministratori.
Essi agiscono nell’interesse del mandante, possono farlo in nome proprio (senza rappresentanza) o in nome del mandante (con rappresentanza, se c’è una procura). In molte Associazione la procura è affidata al Presidente, per tutta la durata del suo mandato, attribuendogli la “Rappresentanza Legale dell’Associazione“.
Il mandatario deve rendere conto della propria gestione al mandante e restituirgli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.
In pratica:
Mandato = La nomina e gli oneri affidati al Consiglio Direttivo
Mandante = Assemblea dei Soci
Mandatario = Amministratori/Consiglio Direttivo
L’art. 1710 del Codice Civile recita che il mandatario è tenuto a eseguire il mandato con la diligenza del buon padre di famiglia. Il comma 2 dello stesso articolo stabilisce che il mandatario è tenuto a rendere note al mandante le circostanze sopravvenute che possono determinare la revoca o la modifica del mandato.
LA RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI
Secondo i dispositivi dettati dagli articoli 18 e 2260 del Codice Civile la responsabilità degli amministratori è disciplinata con rinvio alle norme sul mandato (ovvero Atto Costitutivo, Statuto e delibere di Assemblea) così come i diritti e gli obblighi. Al tempo stesso l’art. 2392 del Codice Civile recita che gli amministratori devono adempiere i doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e dalle loro specifiche competenze. Essi sono solidalmente responsabili verso la società (o Associazione) dei danni derivanti dall’inosservanza di tali doveri.
Quindi gli amministratori sono responsabili nei confronti dell’associazione se i danni da loro causati sono direttamente riconducibili alla loro condotta e se questi derivano dall’inadempimento di un obbligo previsto dalla legge o dallo statuto associativo. In ogni caso gli amministratori sono solidalmente responsabili se, essendo a conoscenza di fatti pregiudizievoli, non hanno fatto quanto potevano per impedirne il compimento o eliminarne o attenuarne le conseguenze dannose. La responsabilità per gli atti o le omissioni degli amministratori non si estende a quello tra essi che, essendo immune da colpa, abbia fatto annotare senza ritardo il suo dissenso nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio (art. 2392, commi 2-3, del Codice Civile).
Inoltre, secondo l’art. 38 del Codice Civile “Per le obbligazioni (cioè i debiti o gli impegni contrattuali) assunte dalle persone che rappresentano l’associazione, i terzi possono far valere i loro diritti sul fondo comune (cioè sul patrimonio dell’associazione). Delle obbligazioni stesse rispondono anche personalmente e solidalmente le persone che hanno agito in nome e per conto dell’associazione”.
Questo vuol dire che, per i debiti dell’associazione, risponde l’associazione con il fondo comune, ma se questo è insufficiente, rispondono solidalmente con il loro patrimonio personale anche il Presidente, i membri del Consiglio Direttivo o chi ha agito in nome e per conto dell’associazione.
Per evitare tali inconvenienti è sufficiente una corretta gestione dell’associazione, in modo da impegnare solo quanto incassato e non contrarre debiti.
QUALI SONO LE RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI?
In linea di massima potremo suddividere le responsabilità degli amministratori i 5 macro categorie:
1. Responsabilità civile verso l’associazione
- Devono agire con diligenza, correttezza e nell’interesse dell’associazione, secondo statuto e legge.
- Rispondono per atti di mala gestione, negligenza o violazioni di legge/statuto.
- Sono responsabili in solido (tutti insieme) se arrecano danni all’associazione, salvo prova di dissenso o assenza di colpa.
- Devono custodire il patrimonio associativo e garantire che sia usato solo per fini statutari.
2. Responsabilità verso i soci e i terzi
- Rispondono di eventuali danni a soci o terzi derivanti da atti illeciti o negligenti (es. contratti sottoscritti senza potere, gestione scorretta dei fondi, omissioni rilevanti).
- In associazioni non riconosciute, gli amministratori possono essere chiamati a rispondere personalmente e solidalmente delle obbligazioni contratte in nome e per conto dell’associazione (art. 38 Codice Civile).
3. Responsabilità fiscale e contabile
- Devono curare la corretta tenuta dei libri sociali e contabili.
- Sono responsabili degli adempimenti fiscali (IVA, imposte, ritenute, dichiarazioni).
- In caso di inadempimenti tributari, l’Agenzia delle Entrate può rivalersi sugli amministratori (specialmente in associazioni non riconosciute).
4. Responsabilità penale
Gli amministratori rispondono personalmente se commettono reati nell’esercizio delle loro funzioni, ad esempio:
- appropriazione indebita o distrazione di fondi;
- false comunicazioni sociali o contabili;
- omesso versamento di imposte o contributi;
- violazioni in materia di sicurezza sul lavoro, se l’associazione ha dipendenti o volontari equiparati.
5. Responsabilità verso enti pubblici e finanziatori
- Se l’associazione riceve contributi pubblici, gli amministratori devono assicurare che siano usati secondo la destinazione.
- In caso di irregolarità nei rendiconti o utilizzo improprio, possono rispondere personalmente e dover restituire i fondi.
AZIONI DI RESPONSABILITÀ VERSO GLI AMMINISTRATORI
L’art. 22 del Codice Civile stabilisce che le azioni di responsabilità contro gli amministratori delle associazioni per fatti da loro compiuti sono deliberate dall’assemblea e sono esercitate dai nuovi amministratori o dai liquidatori.
Gli articoli 21 e 2373 del Codice Civile dispongono che gli amministratori non hanno diritto di voto nelle deliberazioni riguardanti la loro responsabilità.
IL BILANCIO DI ESERCIZIO
Una delle principali responsabilità degli amministratori dell’Associazione riguarda la redazione e l’approvazione del rendiconto economico e finanziario annuale, ovvero del bilancio di esercizio.
Il bilancio non è altro che un sunto dettagliato delle singole entrate ed uscite economiche che l’Associazione ha sostenuto nell’anno solare.
Il dispositivo dell’art. 2423 del Codice Civile, esprimendosi in tema di bilancio, dispone che gli amministratori devono redigere il bilancio di esercizio, costituito dallo stato patrimoniale, dal conto economico, dal rendiconto finanziario e dalla nota integrativa. Il bilancio deve essere redatto con chiarezza e deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria della società e il risultato economico dell’esercizio. Se le informazioni richieste da specifiche disposizioni di legge non sono sufficienti a dare una rappresentazione veritiera e corretta, si devono fornire le informazioni complementari necessarie allo scopo.
Per l’approvazione del bilancio, ogni associazione deve convocare una volta l’anno l’Assemblea Ordinaria (art. 20 del Codice Civile): tale obbligo, nonostante sia posto specificamente per le sole associazioni riconosciute (dotate di personalità giuridica) si applica in modo estensivo a tutte le associazioni, e quindi anche a quelle non riconosciute, ma più in generale a tutti gli enti non lucrativi.
Per quanto riguarda il termine entro il quale il bilancio di esercizio deve essere approvato da parte degli enti non lucrativi, il codice civile non dice nulla di specifico e quindi si prende a riferimento la normativa in tema di società (ed in particolare l’art. 2364, comma 2, del Codice Civile), che prevede che l’Assemblea per l’approvazione del bilancio debba essere convocata entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Si propone qui il caso più frequente, cioè quello degli enti che hanno l’esercizio sociale coincidente con l’anno solare (1° gennaio-31 dicembre) e che hanno indicato in statuto il termine dei 120 giorni entro cui convocare l’Assemblea per l’approvazione del bilancio di esercizio: entro il 30 aprile dovrà quindi essere convocata l’Assemblea (almeno in prima convocazione) per approvare il bilancio dell’esercizio relativo all’anno appena concluso.
Gli Enti del Terzo Settore (ETS) hanno l’ulteriore obbligo di depositarlo telematicamente presso il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) entro il 30 giugno di ogni anno.