All’interno delle Associazione tutte le cariche sociali, generalmente, sono da intendersi a titolo gratuito (salvo il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata ai fini dello svolgimento della funzione) e con durata a scadenza (tempo determinato).
Nello specifico vedremo l’ter di rinnovo del Consiglio Direttivo di una O.d.V. giunto a regolare scadenza di mandato.
LE CARICHE SOCIALI
Solitamente le cariche sociali elettive sono:
- Consiglio Direttivo o di Amministrazione;
- Collegi interni;
- Tesoriere (se specificato da statuto).
La durata del mandato, nella maggior parte dei casi, ha durata di 3 anni solari (1° gennaio – 31 dicembre). Non è inusuale, tuttavia, trovare statuti che portano la durata a 2 o a 5 anni. Casi rari, ma esistenti.
Alla naturale scadenza del mandato, o, in caso di dimissioni a mandato in corso, per necessità di surroga, l’Assemblea deve provvedere, tramite elezioni, a scegliere i nuovi mandatari.
Solitamente, come previsto da norme interne, alla naturale scadenza del mandato gli organi interessati dovranno dichiararsi dimissionari per dar il via all’iter che porterà al rinnovo dello stesso organo (almeno 30 giorni prima della scadenza). le dimissioni dovranno essere comunicate tempestivamente a tutti i Soci anche tramite adunata. A questo punto la parola passa all’Assemblea.
L’ASSEMBLEA
L’Assemblea dei Soci, messa al corrente delle dimissioni per scadenza mandato, delibererà l’apertura delle liste candidature (diverse per ogni organo da rinnovare) specificando se sia valida l’opzione della candidatura multipla, ovvero se un socio in possesso dei dovuti requisiti può candidarsi contemporaneamente per più incarichi.
Contestualmente verrà deliberato:
- Data e ora apertura liste candidature;
- Data e ora chiusura liste candidature;
- Data, ora e luogo delle elezioni.
APERTURA DELLE CANDIDATURE
L’apertura delle candidature dovrà essere comunicata tempestivamente a tutti i Soci. Dovranno essere specificate anche le modalità con il quale candidarsi, ovvero dove è posizionata la lista candidati. Solitamente affissa nella bacheca associativa.
CHIUSURA DELLE CANDIDATURE
La chiusura delle liste candidature dovrà avvenire al giorno ed all’orario stabilito dall’Assemblea. Non saranno accettate candidature pervenute oltre il tempo stabilito.
La chiusura potrà avvenire nel corsi di un’Assemblea. In caso contrario sarà comunque necessario redigere verbali di chiusura in cui saranno indicati i nominativi dei candidati.
Spetta al Presidente verificare che tutti i candidati abbiano i requisiti richiesti per la candidatura.
Chiuse le candidature, tutti i nominativi convalidati dovranno essere comunicati ai Soci elettori.
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA
Il Presidente dovrà convocare l’Assemblea Ordinaria (se si tratta del rinnovo del Consiglio Direttivo) o Straordinaria (per surroga direttivo o elezione altro organo) secondo le modalità previste dallo statuto rispettando termini e requisiti. Dovrà comunque attenersi alle direttive stabilite dall’Assemblea.
All’interno della convocazione dovranno essere chiaramente specificati luogo, data ora di inizio e ora di termine delle operazioni di voto ed ogni altra informazione utile ai Soci in merito alle elezioni.
La convocazione potrà contenere eventuale modulo fac-simile di delega.
REQUISITI PER LA CANDIDATURA
Lo Statuto, insieme ad eventuali regolamenti e delibere interne, dovrà preveder quali siano i requisiti per l’elettorato attivo e passivo.
Per elettorato attivo si intente la possibilità per il Socio, in regola con i requisiti previsti, di esercitare il proprio diritto al voto, ovvero partecipare in maniera democratica e diretta al processo di elezione delle cariche sociali.
Per elettorato passivo si intende la possibilità per il Socio, in regola con i requisiti previsti, di poter essere eletto ad incarico e vedersi mandatario nel rivestire una carica sociale.
Generalmente per l’elettorato attivo si seguono i seguenti requisiti:
- Essere regolarmente iscritto nel libro Soci;
- Essere in regola con il versamento della quota associativa;
- Avere la maggiore età;
- È delegato da altro Socio ad esprime il voto;
- Avere una determinata anzianità di iscrizione (3, 6, 12 mesi, se specificato dallo Statuto);
- Altri eventuali requisiti previsti dallo Statuto, dalle norme interne o comunque dettata dall’Assemblea.
Invece, per godere dell’elettorato passivo, i requisiti comunemente richiesti potrebbero essere:
- Essere regolarmente iscritto nel libro Soci;
- Essere in regola con il versamento della quota associativa;
- Avere la maggiore età;
- Non avere sospensione/provvedimento disciplinare in corso;
- Non essere stato colpito, anche in passato, da provvedimenti disciplinari (se specificato da Statuto);
- Non avere cause ostative o di incompatibilità con l’incarico per il quale si candida;
- Avere una determinata anzianità di iscrizione (12, 24, 60 mesi, se specificato dallo Statuto)
- Altri eventuali requisiti previsti dallo Statuto, dalle norme interne o comunque dettata dall’Assemblea.
Il Presidente, d’intesa con il Tesoriere ed il Segretario, andrà a verificare il rispetto dei requisiti dell’elettorato passivo per tutti i candidati.
In caso che un candidato non abbiamo tutti i requisiti in regola sarà escluso dalle candidature. Il Socio escluso dalle candidature, se lo ritiene ingiusto, ha diritto di presentare ricorso all’organo interno competente.
Dovrà anche essere redatto elenco degli aventi diritto al voto aggiornata al giorno delle elezioni.
NOMINA SEGGIO ELETTORALE
Il Presidente, con le modalità espresse dalle norme interne, provvederà a nominare 4 Soci che dovranno costituire il Seggio Elettorale per le elezioni.
I membri del seggio elettorale sono scelti tra i Soci interni maggiorenni e non candidati.
Sarà compito della Segreteria e dei componenti del seggio elettorale provvedere alla stampa della documentazione inerente al seggio, alla stampa delle schede per l’espressione del voto, nonché dell’allestimento del seggio stesso.
INSEDIAMENTO E APERTURA DEL SEGGIO ELETTORALE
Il Seggio elettorale dovrà insediarsi il giorno delle elezioni, nel luogo prestabilito, con le dovute tempistiche necessarie per rispettare l’orario di apertura del seggio.
Si darà il via alla redazione del verbale di Assemblea per le elezioni. Qui, i componenti del seggio dovranno eleggere un Presidente ed un Segretario di seggio.
Il Presidente del seggio sarà responsabile di tutte le attività e le operazioni di voto.
All’orario stabilito nella convocazione, e constatato il corretto insediamento del Seggio e la presenza delle corrette condizioni per votare, il Presidente dichiara aperto il seggio e saranno date al via le operazioni di voto.
LE OPERAZIONI DI VOTO
I Soci, dall’orario prestabilito, inizieranno man mano a recarsi alle urne per esprimere il proprio voto.
All’ingresso del seggio i Soci saranno identificati e gli verrà consegnata la scheda elettorale per esprime il voto ed il marcatore specifico (penna o matita). Una volta espresso il voto e inserita la scheda nell’urna verrà annotato sul verbale di seduta che il Socio Nome e Cognome ha votato.
Le modalità con cui esprime il voto sono dettate dalle norme interne o comunque dall’Assemblea. La prassi più corretta è consegnare una scheda contenente i nominativi dei candidati prestampati sulla quale l’elettore, apponendo una croce (X) nel campo specifico, sceglierà chi eleggere. Si sconsiglia, in particolare per le piccole realtà associative, la facoltà di lasciar scrivere a penna il nominativo al socio elettore. Facendo così sarà garantita maggiore riservatezza non potendo visionare la calligrafia dell’elettore.
Il numero totale delle preferenze è relativo al numero dei posti da coprire (1, 3, 5 membri). Il numero di preferenze espresse potrà essere eguale o inferiore al quel numero, ma non superiore, pena l’invalidazione della scheda.
L’elettore che, dalla cabina elettorale, afferma di aver espresso erroneamente le proprie preferenze lo comunica al presidente di seggio ed ha diritto, se il numero delle schede elettorali lo permette, ad avere una seconda scheda. L’elettore che sbaglia una seconda volta non ha diritto ad ulteriori schede sostitutive.
Comunque vada non possono risultare schede utilizzabili in numero inferiore agli aventi diritto al voto che ancora non esercitano il proprio diritto.
Il Socio elettore che è sia impossibilitato a partecipare alle operazioni di voto ha diritto a farsi rappresentare tramite procura scritta (delega) da altro Socio nell’espressione del voto.
Il Socio delegato, una volta presentata la regolare procura, riceverà anche la scheda per esprime il voto del delegante.
Lo Statuto stabilirà il numero massimo di deleghe che può vedersi attribuire il singolo Socio.
Spetta al Presidente esprimersi sulla validità e regolarità della delega.
QUESTIONI DURANTE LE OPERAZIONE DI VOTO
Durante le operazioni di voto potrebbero sorgere questioni di varia natura. Il Presidente di seggio è riconosciuto come massima autorità del seggio e la decisone finale su eventuali problematiche spetta allo stesso.
Il Socio che nota delle sospette irregolarità o incongruenze nelle operazioni di voto può chiedere che quanto accaduto sia messo a verbale. Il Segretario di seggio ha l’obbligo riportare sul verbale di seduta le dichiarazioni e le denunce esposte dai soci elettori.
I Soci possono riservarsi il diritto di rivolgersi agli organi interni per formalizzare le irregolarità tramite ricorso scritto e motivato.
Il presidente può allontanare dal seggio elettorale il Socio che turba la quiete e ostacola direttamente, o indirettamente, le operazioni di voto.
CHIUSURA DEL SEGGIO ELETTORALE E SCRUTINIO DELLE SCHEDE
All’orario prestabilito o, se lo Statuto e le direttive di Assemblea lo permettono, quando si esaurisce il numero dei votanti, il presidente dichiara estinte le operazioni di voto e avvia le procedure per lo scrutinio delle schede.
Vengono contate, imbustate e sigillate eventuali schede non utilizzate (vidimate e non utilizzate, non vidimate e non utilizzate).
A questo punto, il Presidente, da il via alle operazione di scrutinio delle schede.
L’urna viene aperta, vengono prelevate singolarmente, una dopo l’altra, le schede elettorali e, una volta aperte, il Presidente legge ad alta voce le preferenze espresse per singola scheda.
Gli scrutatori annotano su foglio a parte in numero di voti ricevuto per singolo candidato, annotando anche eventuali schede bianche e nulle.
Spetta al Presidente di seggio esprimersi sul giudizio finale della scheda, sulle corrette preferenze indicate e sull’eventuale nullità della stessa.
PROCLAMAZIONE DEGLI ELETTI
Al termine dello scrutinio il Presidente raccoglie il numero totale delle preferenze espresse ed annotate dagli scrutatori. Sulla base dei risultati, in ordine decrescente, saranno eletti i soci più suffragati.
I candidati che superano il numero dei componenti dell’organo da eleggere, e che abbiano ricevuto almeno una preferenza, vanno a conferire nella lista dei primi dei non eletti (se contemplata dallo Statuto o dalle norme interne).
Di seguito si riporta esempio per elezione Consiglio Direttivo a 5 membri.
Al termine della consultazione abbiamo al seguente situazione:
- Mario ROSSI – 7 voti
- Giuseppe VERDI – 11 voti
- Antonio BIANCHI – 12 voti
- Francesco ROMANO – 15 voti
- Giulio RUSSO – 8 voti
- Giovanni FERRARI – 12 voti
- Luca GRECO – 3 voti
- Simone ESPOSITO – 0 voti (zero)
La proclamazione degli eletti vedrà al seguente conferma:
- Presidente: Francesco ROMANO
- Vice Presidente: Antonio BIANCHI
- Consigliere: Giovanni FERRARI
- Consigliere: Giuseppe VERDI
- Consigliere: Giulio RUSSO
Primi dei non eletti
- 1° dei non eletti: Mario ROSSI
- 2° dei non eletti: Luca GRECO
Precisazioni: nell’esempio è riportata un’Associazione che elegge, come secondo più suffragato, il Vice Presidente. Alcuni statuti demandano la scelta del Vice Presidente al direttivo stesso.
I candidati Antonio Bianchi e Giovanni Ferrari hanno ricevuto lo stesso numero di voti. Bianchi prevale su Ferrari in quanto più anziano di iscrizione. A parità di anzianità di iscrizione vale l’anzianità di età.
Simone Esposito non compare nell’elenco dei non eletti in quanto il candidato non ha ricevuto alcuna preferenza.
INCOMPATIBILITÀ, IRREGOLARITÀ E RICORSI
I Soci a conoscenza di eventuali cause di incompatibilità tra il candidato più suffragato e l’incarico di Presidente possono chiedere l’annotazione di tale situazione nel verbale di elezione.
Utile precisare che l’incompatibilità non si verifica solo sulla candidatura ma anche sulla elezione/nomina. Ad esempio, il Presidente di un’associazione non può ricoprire lo stesso incarico in altra Associazione, mentre può ricoprire (anche se sconsigliato) la carica di consigliere per più sodalizi. Questa incompatibilità non si presenta in fase di candidatura ma solo a elezione avvenuta.
I Soci che hanno osservato, o sono venuti a conoscenza, di irregolarità e illeciti commessi durante le operazioni di voto hanno il dovere di segnalarle al Presidente del seggio. Se le irregolarità riguardano anche il seggio stesso la segnalazione dovrà essere rivolta agli appositi organi associativi che si esprimeranno in merito.
La facoltà di presentare ricorso motivato agli organi competenti è sempre diritto del Socio iscritto.